En nuestro artículo previo, exponíamos la primera razón por la que, según nuestra opinión, las proyecciones de flujo de caja detalladas han sido tradicionalmente descuidadas.
A continuación, la segunda razón:
- Falta de sistemas y tecnología que permitiesen realizar proyecciones de flujos de caja detallados, consistentes, frecuentes y desglosados por día.
Sistemas y tecnología
En un reciente webinar sobre la actual crisis en tesorería, la tesorera de Trip.com (agencia online de viajes internacionales), Xuelin Chen, contaba cómo habían tenido que revolucionar su proceso de tesorería, que pasó a ser el departamento donde todos los focos se posaron.
Siendo un sector altamente afectado, empezaron a desarrollar proyecciones de caja con frecuencia diaria, con visión a dos semanas y desglosado por día.
Tradicionalmente han existido diversos impedimentos para poder desarrollar proyecciones de caja tan detallados.
Por un lado, y dependiendo del modelo de negocio, es complicado estimar con certeza el momento en el que la empresa va a recibir el pago por sus servicios/productos, y su cantidad.
De la misma forma, puede resultar complicado por ejemplo el cálculo detallado de impuestos, suministros a comprar (dependiente de la evolución de ventas), nóminas (dependiente de nuevas incorporaciones y bajas).
Existe también otro impedimento interno. Para que una proyección de flujos de caja sea posible, el ERP de la empresa debe ser mantenido de forma consistente y puntual. Aún así un ERP no proporcionará toda la información disponible en la empresa.
Por tanto, el tesorero debía utilizar la información del ERP (y confiar en que todo estuviese correcto), la información sobre saldos en cuenta que le enviaban los bancos, los planes de amortización de préstamos mantenidos en hojas de cálculo, información suelta de ciertos contratos, más una estimación de parámetros variables (por ejemplo facturación) proporcionada por otros departamentos.
A esto habría que añadir que en grandes multinacionales, esta información llega desde los tesoreros locales de las diversas Unidades de Negocio dispersas por el planeta, cada una con su estimación, sus peculiaridades locales, sus suposiciones, e incluso con sus pequeñas diferencias producto de normativas contables locales.
La nueva normalidad
La nueva normalidad a nivel empresarial va a suponer el empujón definitivo para muchas tesorerías que se resistían al cambio. La inestabilidad y volatilidad global hará que la diferencia esté en el pequeño detalle, en la reducción de costes.
Las comisiones aplicadas por cuenta y transacción, por operaciones de tipo de cambio o tipo de interés, la comisión de disponibilidad en la línea de crédito, el interés por descubierto en cuenta al incurrir en un pago antes de recibir el cobro…en definitiva, todo aquello que resultaba difícilmente visible para la dirección financiera, puede significar la diferencia entre sobrevivir en estos complicados tiempos, o no hacerlo.
Desde hace años, los TMS permiten saltar estos obstáculos.
Un TMS puede conectar directamente con las cuentas bancarias y dar visibilidad en tiempo real a los saldos.
Tiene además acceso al ERP de la empresa. Tiene capacidad para grabar cualquier contrato de financiación, comercial o de cualquier tipo, y disponer de los flujos futuros que generarán.
Por último, y quizá lo más interesante, vienen dotados de IA (Inteligencia artificial), ML (Machine learning) y capacidades analíticas que permiten generar proyecciones de caja detalladas, con estimaciones de aquellos parámetros tradicionalmente difíciles de estimar.
Más aún, permiten realizar simulaciones de escenarios, por lo que representan un elemento de
Business Intelligence vital para una tesorería hoy en día.
Hay también opciones incluso más económicas para realizar este tipo de actividades.
A pesar de que se está incidiendo en la necesidad de evolucionar de Excel a herramientas más complejas, existen Add-ins y módulos con capacidad de análisis suficiente para adaptar la tesorería a los nuevos tiempos.
Cierto es que datos del ERP, saldos bancarios, contratos y estimaciones futuras deberían ser todavía añadidas a la hoja de cálculo de forma manual, pero un equipo con suficiente conocimiento y experiencia puede fabricar una herramienta en Excel que permita una proyección de flujos de caja detallada y desglosada por día. El futuro a corto plazo será con una tesorería fuerte capaz de realizar proyecciones de caja detalladas.
